PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semakin lama jumlah kendaraan bermotor terus bertambah. Hal ini disebabkan karena meningkatnya kebutuhan masyarakat akan kendaraan sebagai sarana transportasi. Kendaraan tersebut pastilah membutuhkan suatu perawatan berkala demi memperoleh performa yang maksimal. Sedangkan masyarakat Indonesia terutama pada dipulau jawa dan khususnya di kota sidoarjo masyarakatnya jarang yang mempunyai kemampuan untuk merawat mobil (service atau perbaikan). Selain itu orang jawa mempunyai sifat fanatik terhadap merk tertentu misalnya Toyota sehingga jumlah kendaraan merk TOYOTA di kota sidoarjo sangat banyak. Ini pun juga berpengaruh dalam pemilihan pemilik kendaraan untuk memilih bengkel. Maka bengkel khusus menjadi pilihan mereka. Karena mereka pada awalnya beranggapan “kok banyak kendaraan Toyota di bengkel ini? Berarti bengkel ini memang ahli menangani Toyota”.
B. Tujuan
Tujuan sistem informasi bengkel berikut ini :
a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi.
b. Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor.
c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan.
d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.
BAB II
A. Flowchart Sistem Informasi Bengkel
B. Struktur Organisasi
Diskripsi dari Struktur Organisasi :
a. Manajer
Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel.
b. Frontman (service advisor)
Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer, dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu :
+ Saat Penerimaan
(1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut.
(2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan.
(3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa.
(4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam.
(5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada.
(6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya.
(7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu.
+ Saat di bengkel
(1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki.
(2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki.
(3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan.
c. Chief Mekanik
Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. Tugas dan tanggung jawabnya :
• Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan.
• Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription)
• Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel.
• Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat.
• Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti.
• Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan.
d. Final Inspector
Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik.
Tugas dan tanggung jawabnya :
• Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki, apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana kualitas dari hasil tersebut.
• Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen.
e. Mekanik
Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel.
f. Toolman
Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat. Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja :
Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check.
g. Account
Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi, membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi .
C. Jadwal Pelaksanaan
BAB III
KESIMPULAN
System informasi bengkel ini akan memudahkan dalam mengatur bisnis bengkel ini dan juga mengendalikan perusahaan dengan kemudahan dan fleksibilitas tinggi dalam hal keuangan, pengambilan keputusan pada saat mengalami problem dan memperbaharui/memparbaiki system perusahaan untuk membuat perusahaan akan lebih maju pesat dan mencapai tujuan perusahaan
DAFTAR PUSTAKA
• www.google.com
